Jäsenten kutsuminen yhteisöön

Lue tästä artikkelista, miten jäsenten kutsuminen yhteisöön tapahtuu ja mikä on yhteisöllesi helpoin tapa kutsua jäseniä.

Yhteisösi pääkäyttäjänä hallitset yhteisösi jäsenyyksiä. Jäsenet-sivulla voit kutsua uusia jäseniä, poistaa vanhoja, päivittää muuttuneita jäsentietoja sekä selata jäsentietoja tarkemmin (Lue täältä lisää). Kirjaudu omilla tunnuksillasi HeiaHeian selainversioon, avaa Admin-työkalut oikeasta yläkulmasta -> Jäsenet.

 

Näyttökuva 2024-04-12 kello 8.53.56

Jäsenten kutsuminen yhteisöön

 

Vaihtoehtona on kutsua uusia jäseniä joko

- sähköpostikutsun kautta joukkokutsuna tai yksittäin pikakutsuna tai
- liittymiskoodilla 

Jos olet uuden yhteisön pääkäyttäjänä kutsumassa jäseniä yhteisöösi, kannattaa vielä vilkaista täältä tarkemmin, kumpi kutsumistapa sopisi yhteisöllesi paremmin.

Näyttökuva 2022-3-10 kello 11.54.25

Siirry yhteisösi Admin-työkaluihin ja valitse "Jäsenten hallinta". Täältä pääset valitsemaan kutsumuodon sekä lisäämään/poistamaan/päivittämään jäseniä.

1. Yhteisöön liittyminen sähköpostikutsun kautta 

Joukkokutsun lähettäminen 

Voit kutsua kätevästi kaikki kertaheitolla mukaan lataamalla käyttäjien tiedot järjestelmään excel-tiedostona kohdasta Lähetä joukkokutsu.

Näyttökuva 2022-3-10 kello 12.34.42

  • Valitse Kutsu uusia jäseniä, päivitä nykyisten tiedot -> klikkaa seuraava.
  • Seuraavalta sivulta löydät malliexcel-pohjan, johon voit täyttää tarvittavat tiedot yhteisöön kutsuttavista jäsenistä. Huomaathan, että tiedoston tulee olla mallin mukainen. Kaikkia kohtia ei tarvitse täyttää, sähköposti, nimi ja kieli ovat kuitenkin pakollisia.  

Suosittelemme, että yhteisön jäsenet perustavat tiiminsä itsenäisesti HeiaHeia-sovelluksessa. Tiimin luominen sovelluksessa on erittäin helppoa ja motivoiva tapa osallistua kampanjoihin (lue lisää).

Tiimit excel-listassa: Halutessasi voit kuitenkin osoittaa käyttäjille oikeat tiimit ja määrittää ne excel tiedostoon valmiiksi. Tällöin henkilö ohjautuu määrättyyn tiimiin heti liittymiskutsun hyväksyttyään. Henkilön voi lisätä myös useampaan tiimiin, tällöin tiimin nimet excel-taulukossa erotellaan pilkulla. Huomaathan, että excel listaan lisättävän tiimin nimi ei siksi saa sisältää pilkkua, sillä järjestelmä tulkitsee tämän kahdeksi erilliseksi, pilkulla erotetuksi tiimiksi. 

 

Näyttökuva 2022-3-10 kello 13.04.27

Kun olet lisännyt kutsuttavat henkilöt excel listaan, jatka eteenpäin

  • Lataa excel HeiaHeia-järjestelmään.
    • Kohdista Lisätään / Poistetaan / Päivitetään / Ei muutoksia / Virheet, voit vielä tarkistaa kaikki tiedot, joita olet lataamassa. 
  • Klikkaa seuraava ja hyväksy tietojen lataaminen klikkaamalla vielä kerran Seuraava, jolloin kutsujen lähetys käynnistyy.
  • Kutsuttavat jäsenet saavat sähköpostiinsa liittymiskutsun. Hyväksymällä kutsun, heistä tulee yhteisösi jäseniä.
  • Kutsusähköpostin kieli määrittyy excel-tiedoston kielisarakkeen mukaan.  Alla kuva kutsusta. 


    Bildschirmfoto 2023-09-08 um 12.40.34

 

Lähetä pikakutsu

Käytä pikakutsun lähetystä, jos on tarpeen kutsua vain yksittäisiä uusia jäseniä. Täytä  tarpeelliset tiedot sarakkeisiin ja lähetä kutsu.  Tähdellä merkityt tiedot ovat pakollisia. Uusi jäsen saa kutsun sähköpostiinsa ja hyväksymällä kutsun, hänestä tulee yhteisön jäsen. 

Lähetä kutsut uudelleen

Voit uudelleenlähettää sähköpostikutsut  ja kasvattaa mukaanliittyneiden määrää. Uusintakutsu lähetetään niille, jotka eivät ole vielä hyväksyneet kutsua. 

Klikkaa Jatka ja voit selata uudelleen kutsuttavien jäsenten listaa. 

Bildschirmfoto 2023-09-07 um 10.49.29

 2. Yhteisöön liittyminen koodilla

Yhteisön jäsenet liittyvät yhteisöön syöttämällä liittymiskoodin HeiaHeiaan, jonka he saavat pääkäyttäjältä. Uusi jäsen syöttää koodin käyttäjätilin avaamisen yhteydessä tai myöhemmin sovelluksessa tai selainversion asetuksissa. 

Voit kohdasta Muokkaa asettaa yhteisöllesi koodilla liittymisen päälle/pois ja luoda tai vaihtaa koodin. 

Jos tiimit ovat käytössä yhteisössäsi käyttäjä luo itse oman tiiminsä, tai valitsee oman tiiminsä yhteisöön liittyessään. Pääset admin käyttäjän vaikuttamaan tähän (lue lisää tiimeistä).