Jäsenten hallinta ja päivitys

Yhteisösi jäsenten hallinta ja tietojen päivitys on helppoa Jäsenten hallinta -työkaluilla.

Yhteisösi pääkäyttäjänä hallitset yhteisösi jäsenyyksiä. Jäsenten hallinta -sivulla voit päivittää muuttuneita jäsentietoja, poistaa vanhoja, selata jäsentietoja sekä kutsua uusia jäseniä (Lue lisää kutsumisesta).

Kirjaudu omilla tunnuksillasi HeiaHeian selainversioon, avaa Admin-työkalut oikeasta yläkulmasta profiilisi alta ja klikkaa Jäsenten hallinta. 

 

 

Jäsenten tietojen päivittäminen 

 

Voit päivittää kätevästi kaikki jäsentiedot kertaheitolla lataamalla käyttäjien tiedot järjestelmään Excel-tiedostona.

1. Mene Admin työkaluihin ja valitse Jäsenten Hallinta -sivulla Lataa jäsen- ja tiimilista
   

• Tee muutokset suoraan lataamaasi Excel-listaan ja täytä listaan vähintään käyttäjän sähköposti, nimi sekä kieli ja tallenna tiedosto. Säilytä excel-pohja mallin mukaisena.
• Huom. Käyttäjän sähköpostiosoitetta ei voi päivittää tämän työkalun avulla. Käyttäjä voi itse päivittää sähköpostin HeiaHeia-tilinsä asetuksista tai vaihtoehtoisesti ota yhteys Helpdeskiimme. 

2.     Lataa Excel-tiedosto takaisin HeiaHeiaan Admin työkalujen kohdasta Lähetä joukkokutsu (tätä kautta voit myös kutsua uusia jäseniä).

3.     Valitse ylempi vaihtoehto, Kutsu uusia jäseniä, päivitä nykyisten tiedot ja klikkaa Seuraava. 

 

 4.    Lataa excel järjestelmään. Kohdasta Lisätään / Poistetaan / Päivitetään / Ei muutoksia / Virheet voit vielä ennen latausta tarkistaa kaikki tiedot, joita olet lataamassa.  

5.    Klikkaa Seuraava ja hyväksy tietojen lataaminen klikkaamalla vielä kerran Seuraava, jolloin lataus käynnistyy ja kutsut lähetetään.

Tiimien jäsenten päivittäminen yhdellä kerralla

Voit myös tällä työkalulla päivittää HeiaHeian tiimit sekä tiimien jäsenet yhdellä kerralla. 

1. Mene Admin työkaluihin ja valitse Jäsenten Hallinta -sivulla Lataa jäsen- ja tiimilista

• Avaa ladattu Excel-tiedosto ja muokkaa Tiimit-kolumnin alla olevia tiimejä.
  • Voit listata Exceliin uusia sekä vanhoja tiimejä 
  • Jos tiimiä ei ole ennestään HeiaHeiassa olemassa, järjestelmä luo sen samalla kun Excel tiedosto tuodaan takaisin järjestelmään
  • Jos henkilö kuuluu useampaan tiimiin, voi tiimin nimet Excel-taulukossa erotella pilkulla. Huomaathan, että samasta syystä tiimin nimi ei saa sisältää pilkkua. 
  • Jos poistat excelissä jäsenen kohdalta tiimin, poistetaan kyseinen jäsen tiimistä. 
  • Hallinnoit työkalulla ainoastaan virallisia tiimejä eli et tule vahingossa poistaneeksi tai muuttaneeksi käyttäjien itse perustamia epävirallisia tiimejä.
  • Uusi tiimi on oletusasetuksena yksityinen eli siihen voi liittyä ainoastaan kutsun saaneet. Tämän voi myöhemmin halutessaan muuttaa esimerkiksi julkiseksi tiimiksi.
  • Yksittäisiä tiimejä tai muutoksia tiimijäsenyyksiin voit tehdä kohdassa Admin työkalut -> Tiimien hallinta.
• Tallenna tiedosto
  
  

2.    Lataa Excel tiedosto HeiaHeiaan ja olet päivittänyt tiimit onnistuneesti. Lue tarkemmat kuvalliset ohjeet tämän artikkelin jäsenten tietojen päivittäminen otsikon alta.

 

Vanhojen jäsenten poistaminen 

 

Voit poistaa kerralla kaikki yhteisöön kuulumattomat jäsenet Lähetä joukkokutsu -työkalun avulla.

1. Mene Admin työkaluihin ja valitse Jäsenten Hallinta -sivulla Lataa jäsen- ja tiimilista
   
   

• Nyt sinulla on yhteisösi käyttäjälista. Avaa Excel-tiedosto ja poista tältä listalta haluamasi henkilöt ja tallenna.
  
  

2.   Lataa Excel-tiedosto takaisin HeiaHeiaan Admin työkalujen kohdasta Lähetä joukkokutsu (tätä kautta voit myös kutsua uusia jäseniä). 

3.   Valitse alempi vaihtoehto, Kutsu uusia jäseniä, päivitä nykyisten tiedot, poista nykyisistä jäsenistä ne, jotka eivät ole listallasi  ja klikkaa Seuraava. Toiminto poistaa yhteisöstä kaikki jäsenet, jotka eivät ole mukana Excel-tiedostossasi. Käyttäjätili ei toki poistu, ainoastaan jäsenyys yhteisössä.  

4.   Lataa Excel järjestelmään. Kohdasta Lisätään / Poistetaan / Päivitetään / Ei muutoksia / Virheet voit vielä ennen latausta tarkistaa kaikki tiedot, joita olet lataamassa.

 

5. Klikkaa Seuraava ja hyväksy tietojen lataaminen klikkaamalla vielä kerran Seuraava, jolloin lataus käynnistyy ja henkilöt poistetaan. 

Jäseniä voi poistaa myös yksitellen, ks. kohta Selaa jäseniä. Avaa jäsenen kohdalta pieni sininen nuoli -> Poista yhteisöstä. 

 

Jäsenten käyttäjätietojen tarkastelu 

Voit tarkastella yhteisöön kutsuttujen jäsenten käyttäjätilin tietoja kohdasta Selaa jäseniä. Avaa käyttäjän tilitiedot pienestä sinisestä nuolesta jäsenen kohdalla.

Näet mm. tilin statuksen:

 

Näet tarkemmin käyttäjän avaintietoja, kuten esimerkiksi onko hän antanut suostumuksensa olla mukana raportoinnissa ja osallistujalistoilla nimellään (kyllä/ei). Voit poistaa jäsenen yhteisöstä tai lähettää salasananvaihtolinkin.  Sähköpostin vaihto tulee tehdä HeiaHeian Helpdeskin puolesta tai henkilön itse.