Tiimien perustaminen ja hallinta

Tästä löydät ohjeet tiimien luomiseen ja hallinnointiin: millaisia tiimejä on mahdollista perustaa ja millä eri tavoilla voit kutsua jäsenet tiimeihin sekä päivittää tiimien tietoja.

Tiimikisat ovat suosittu kampanjatyyppi HeiaHeiassa. Voit käynnistää valmiin Tiimikisa-kampanjan muutamalla klikkauksella adminin kampanjoista ja käyttää Akatemiamme copy/paste-viestipohjia viestintääsi. Ennen sitä kannattaa tarkistaa, että yhteisön tiimit ovat olemassa ja päivitettyjä. 

Pääkäyttäjänä hallinnoit tiimejä ja niiden jäsenyyksiä. Kirjaudu omilla tunnuksillasi HeiaHeian selainversioon, avaa Admin-työkalut oikeasta yläkulmasta profiilisi alta ja klikkaa Tiimien hallinta

Tarkista Tiimiasetuksista, että tiimit on kytketty päälle. 

Näyttökuva 2022-3-16 kello 9.11.58

 

Tiimien perustamiseen on olemassa kaksi mahdollisuutta:

1. Joko pääkäyttäjänä perustat tiimit valmiiksi tai

2. annat yhteisön jäsenten itse perustaa tiimit (ks. alla kohta epäviralliset tiimit). Näitä tiimejä voivat jäsenet perustaa myös sovelluksessa (ohje). 

Pääkäyttäjän perustamat tiimit ja jäsenten kutsuminen

A. Mikäli HeiaHeiaa ollaan vasta ottamassa käyttöön organisaatiossanne ja haluat perustaa tiimit yhteisöön.  

Jäsenten liittymiseen yhteisöön ja tiimiin on kaksi tapaa: Sähköpostikutsun tai liittymiskoodin avulla.

  • Tapa 1: Sähköpostikutsun avulla liittyminen. Helpointa on luoda tiimit samalla kun uudet jäsenet kutsutaan sähköpostikutsun avulla yhteisöön. Tällöin jäsenet liittyvät sekä yhteisöönne että automaattisesti myös oikeaan tiimiin. Tee näin: Lataa uusien jäsenten lista excel-taulukkona adminissa järjestelmään ja täytä excel-taulukkoon kunkin jäsenen kohdalle oikea tiimi.  Excel-pohja löytyy admin-työkaluista, kohdasta Jäsenten hallinta. Tarkempi ohje löytyy täältä. Näin luodut tiimit ovat asetuksiltaan virallisia ja yksityisiä (ks. alla Tiimin asetukset).
  • Tapa 2: Kirjautumiskoodin avulla liittyminen. Jos jäsenet liittyvät itse pääkäyttäjältä saamansa koodin avulla, tulee yhteisöön liittyvien jäsenten itse valita tiiminsä rekisteröitymisen yhteydessä. Tee näin: Perusta adminissa tiimit ensin valmiiksi ja aseta pakollinen tiimivalinta päälle ensimmäiseen yhteisöön liittymiseen. Jaa liittymiskoodi jäsenille vasta sen jälkeen. Oleellista on nimetä tiimit niin, että liittyvä jäsen tunnistaa nimestä oman tiiminsä. Alla lisää tiimien asetuksista. 

B. Jos HeiaHeia on jo ollut käytössä organisaatiossasi, mutta tiimejä ei ole vielä perustettu. Voit helposti päivittää kaikkien jäsenten tiedot excelissä ja määrittää jokaiselle oman tiimin. Päivityksen voit tehdä helposti Admin-työkaluisssa, kohdassa Jäsenten hallinta. Nämä tiimit ovat luonteeltaan virallisia ja yksityisiä (ks. aiheesta lisää alla). Tarkemman ohjeen ja mm. excel-pohjan käyttäjien päivittämiseen löydät täältä.

 

Tiimiasetukset

 

Näyttökuva 2022-3-16 kello 9.51.31

Kytke tiimit päälle. Jos haluat parhaiden tiimien näkyvän Top teams -listauksessa, kytke päälle Enable top teams widget. 

 

Virallinen vai epävirallinen tiimi?

Pääkäyttäjän perustamat tiimit ovat virallisia tiimejä. Epävirallisen voi perustaa myös yhteisön jäsen. Näiden tiimityyppien välinen ero on käytännössä seuraava:

1. Virallinen tiimi näkyy yhteisön tiimikisan tulostaululla ja epäviralliset tiimit voidaan tarvittaessa jättää kisan ulkopuolelle. Käytä tällöin asetusta Käytä vain virallisia tiimejä rankingissa.

2. Lisäksi virallisen tiimin valinta on mahdollista yhteisöön liityttäessä asettaa pakolliseksi => Asetus: Pakollinen tiimivalinta ensimmäisellä käyttökerralla. 

Epäviralliset tiimit: Joskus on parempi antaa yhteisön jäsenten itse muodostaa tiiminsä, jotka lähtevät kisailemaan tiimikisaan. Voit myös antaa jäsenten muuten vaan perustaa omia tiimejään virallisten tiimien lisäksi. Se saattaa olla motivaation kannalta tärkeää. Tässä ohje jäsenille tiimien perustamiseen. 

Yhteisöllä voi myös olla vanhoja tiimejä, joita ei kuitenkaan haluta kokonaan poistaa. Jos kisaan on osallistumassa vain uudet tiimit, voit kampanjan asetuksissa valita mukana olevat tiimit.

Tiimien luominen ja hallinnointi

Kuten alussa jo mainittiin, tiimit voi perustaa lataamalla excel-lista adminissa järjestelmäämme. Sen lisäksi voit perustaa tiimejä myös yksitellen. Tässä ohje siihen:

Näyttökuva 2022-3-16 kello 11.12.29

  • Klikkaa Luo tiimejä ja anna tiimille nimi ja valitse tiimin tyypiksi julkinen, suljettu tai yksityinen tiimi: 

- Julkinen: kaikki yhteisön jäsenet voivat halutessaan liittyä.

- Suljettu: tiimi näkyy selatessa yhteisön tiimejä, mutta jäsenyyttä pitää erikseen hakea. Tiimin perustaja hyväksyy hakemuksen. 

- Yksityinen: tiimi ei näy yhteisön tiimeissä, vain kutsun saaneet voivat liittyä. 

Sekä virallisissa että epävirallisissa tiimeissä on nämä kolme vaihtoehtoa. 

Tallenna ja tiimisi on perustettu! 

  • Lisää seuraavaksi jäseniä tiimiin. Avaa ensin tiimin tiedot klikkaamalla sinistä nuolta. 

Näyttökuva 2022-3-16 kello 11.29.24

  • Tiimin profiilista voit muokata tiimiä, lisätä jäseniä tai ylläpitäjän sekä poistaa koko tiimin. 

Näyttökuva 2022-3-16 kello 11.16.09

  • Selaa tiimin jäseniä: Klikkaa sinistä nuolta nähdäksesi käyttäjän tarkemmat tiedot. Yksittäisen jäsenen voit poistaa tiimistä klikkaamalla roskakori-kuvaketta.  Jos poistettavia jäseniä on paljon, kannattaa poisto tehdä kertaheitolla excel-taulukon avulla kohdassa Jäsenten hallinta

Yhteisön jäsenet voivat myös itse liittyä tiimeihin (tiimin asetuksista riippuen) ja poistua niistä, mutta he eivät esim. voi poistaa muita jäseniä tiimistä. 

 

Tiimien raportointi sekä palkitseminen 

Tiimikisassa tiimien tulokseen lasketaan kaikki tiimikisaan kuuluvat suoritukset joko tiimin kokonaistuloksena tai keskiarvotuloksena per jäsen. Jos jäsen ei halua osallistua nimellään kisaan, osallistujalistoihin palkitsemiseen tai raportointiin, lasketaan hänen suorituksensa mukaan tiimin tulokseen täysin anonyymisti. Jäsenet voivat itse säätää näkyvyyttään palvelussa.