Yhteisön käyttäjien hallinta

Päivitä kertaheitolla yhteisön jäsenten tiedot, tiimit ja lisää uusia ja poista vanhoja käyttäjiä.

Sisältö:

1. Käyttäjienhallintatyökalun käyttö

2. Käyttäjien lisääminen ja poistaminen yksittäin

 

1. Käyttäjienhallintatyökalun käyttö

Kun organisaatiossasi on tapahtunut paljon muutoksia ja yhteisösi jäsenten tiedoissa on paljon päivitettävää,  lisättävää tai poistettavaa, kannattaa apuun ottaa käyttäjien hallintaan tarkoitettu työkalu, joka löytyy Admin-toiminnoista kohdasta Kutsu jäseniä

 

Käyttäjien hallinta

 

1. Vie käyttäjät taulukkoon

Tällä toiminnolla saat ladattua Excel-tiedoston tämänhetkisistä käyttäjistä ja heidän tiedoistaan HeiaHeiassa. Listalla olevat tiedot:

- Sähköposti, etu- ja sukunimi, kieli, valmentajat, tiimit ja tietyissä tapauksissa myös ID. 

Tätä voit käyttää pohjana tietojen muokkaamiseen. 

 

2. Tuo käyttäjät

Tällä toiminnolla saat päivitettyä kaikki muuttuneet tiedot HeiaHeiaan kerralla.  

Tuo käyttäjät

Jos valitset Korvaa kaikki käyttäjät, huomaa, että toiminto poistaa kaikki yhteisössä olevat jäsenet, jotka eivät ole mukana Excel-tiedostossasi.

Jos lisäät uusia käyttäjiä, saavat he automaattisesti sähköpostitse kutsun liittyä yhteisöön. 

 

Kun klikkaat Seuraava, voit ladata sivulta itsellesi mallipohjan Excel-tiedostosta.

Excel-tiedoston tulee aina olla mallin mukainen! 

 

Lataa excel

 

Kohdan ID voi Excel-tiedostossa jättää tyhjäksi. Sitä tarvitaan vain tietyissä erikoistapauksissa. 

 

Tiimit: Tiimien jäsenet on helppo päivittää tällä työkalulla. Voit listata Exceliin sekä uusia että vanhoja tiimejä. Jos tiimiä ei ole ennestään HeiaHeiassa olemassa, järjestelmä luo sen samalla kun Excel-tiedosto tuodaan järjestelmään. Hallinnoit työkalulla ainoastaan virallisia tiimejä eli et tule vahingossa poistaneeksi tai muuttaneeksi käyttäjien itse perustamia epävirallisia tiimejä. Uusi tiimi on oletusasetuksena salainen. Tämän voi myöhemmin halutessaan muuttaa esimerkiksi avoimeksi tiimiksi. 

Jos henkilö kuuluu useampaan tiimiin, voi tiimin nimet excel-taulukossa erotella pilkulla. 

Uudet tiimien jäsenet saavat sähköpostitse kutsun liittyä tiimiin. 

 

Lataa tiedosto järjestelmään, kun olet tehnyt kaikki muutokset käyttäjätietoihin excel-taulukossa. Muutoksesi listataan sivulle ja voit tarkistaa ne ennen kuin ne tuodaan järjestelmään (kohdista Lisätään - Poistetaan - Päivitetään - Ei muutoksia - Virheet). 

 

Klikkaa Seuraava, jonka jälkeen sinun tulee vielä varmistaa, että haluat tuoda tiedot. Kun hyväksyt, tiedot lähtevät järjestelmään ja olet kertaheitolla päivittänyt koko yhteisösi käyttäjätiedot! 

 

 

2. Käyttäjien lisääminen ja poistaminen yksittäin

 

Voit kutsua uusia käyttäjiä mukaan yhteisöön myös yksittäin joko sähköpostitse tai kirjautumiskoodin avulla.

 

Kutsu sähköpostitse: 

1. Avaa admin-toiminnot.

2. Valitse Kutsu jäseniä.

3. Syötä s-postiosoite ja muut tarvittavat tiedot. Jos yhteisölläsi on tiimit, voit valita uudelle jäsenelle tässä kohdassa oikean tiimin. Tällöin hän yhteisöön liittyessään ohjautuu automaattisesti ko. tiimiin. 

4. Lisää rivejä tarvittaessa. Voit lähettää 10 kutsua kerrallaan. 

5. Lähetä kutsu. 

Mikäli kutsuttavalla jäsenellä on jo käytössään ilmainen HeiaHeia-tili, hän saa yhteisöön liittyessään käyttöönsä HeiaHeia Pro version.  Huomaathan, että kutsu kannattaa lähettää samaan s-postiosoitteeseen, jolla ilmainen käyttäjätili on luotu - muuten uudelle jäsenelle luodaan toinen HeiaHeia-tili. Käyttäjä voi vaihtaa halutessaan käyttäjätilinsä s-postiosoitteen jälkikäteen. 

Admin invite users FI

 

Kutsu kirjautumiskoodilla:

Voit jakaa kirjautusmiskoodin kaikille uusille yhteisösi jäsenille. 

Uusi käyttäjä liittyy yhteisöön antamalla kirjautumiskoodin HeiaHeia-tilin avaamisen yhteydessä. Jos yhteisössä on tiimit, HeiaHeia kysyy rekisteröitymisprosessissa mihin tiimiin käyttäjä haluaa liittyä.  

Mikäli kutsuttavalla jäsenellä on jo käytössään ilmainen HeiaHeia-tili, hän saa koodin avulla yhteisöön liittyessään käyttöönsä HeiaHeia pro version.

 

Lue lisää käyttäjätilin luomisesta täällä: Sovelluksessa tai selaimella (ks. esim. missä koodin voi ilmaisversiossa syöttää).

Kirjautumiskoodi on kätevä kun kutsutaan paljon uusia käyttäjiä kerrallaan.

 

Jäsenen poistaminen yhteisöstä yksittäin

 

Jäsenen poistaminen yhteisöstä tapahtuu kohdasta Admin-toiminnot -> Admin-näkymä

Admin näkymä fi

1. Kirjaudu omilla tunnuksillasi HeiaHeiaan -> Oma tilini ->  organisaatiosi -> admin-toiminnot -> Admin-näkymä. Pääset Admin-näkymään omilla tunnuksillasi. 

2. Klikkaa kohtaa Käyttäjien hallinta

3. Valitse Käyttäjälista

4. Etsi ko. henkilö ja klikkaa Avaa profiili  

5. Poista yhteisöstä.

 

Jäsenen poistaminen tiimistä 

1. Kirjaudu omilla tunnuksillasi HeiaHeiaan -> Oma tilini ->  organisaatiosi -> admin-toiminnot -> Admin-näkymä. Pääset Admin-näkymään omilla tunnuksillasi. 

2. Klikkaa kohtaa Hallinnoi tiimejä

3.  Valitse Tiimilista

4.  Etsi ko. tiimi ja klikkaa Avaa profiili  

5. Valitse Tiimin jäsenet 

6. Poista ryhmästä