Tiimien perustaminen ja hallinta

Ohjeita tiimien luomiseen ja hallinnointiin: millaisia tiimejä on mahdollista perustaa ja miten tiimeihin kutsutaan jäseniä

Tiimikisat ovat suosittu haastemuoto HeiaHeiassa. Tiimikisaa varten tulee yhteisöönne tietenkin alkuun perustaa tiimit.  Tähän on olemassa kaksi mahdollisuutta: Joko pääkäyttäjänä perustat tiimit valmiiksi tai annat yhteisön jäsenten itse perustaa tiimit. 

 

1. Pääkäyttäjän perustamat tiimit ja jäsenten kutsuminen

A. Mikäli HeiaHeiaa ollaan vasta ottamassa käyttöön organisaatiossanne, helpointa on luoda tiimit samalla kun jäsenet kutsutaan yhteisöön. Tällöin jäsenet liittyvät samalla sekä yhteisöönne että tiimiin.  

Jäsenten liittymiseen on kaksi tapaa:

  • Mikäli uusi käyttäjä liittyy yhteisöön sähköpostikutsun kautta, ohjautuu hän automaattisesti oikeaan tiimiin, kunhan olet täyttänyt tiimin nimen kutsuttavien tietoihin. Tiedot täytetään excel-taulukkoon, joka ladataan järjestelmään. Tämä työkalu löytyy admin-toiminnoista, kohdasta Kutsu jäseniä. Tarkempi ohje löytyy täältä.
  • Käyttäjä kutsutaan yhteisöön kirjautumiskoodin avulla. Tällöin tulee yhteisöön liittyvien jäsenien itse valita tiiminsä rekisteröitymisen yhteydessä. Jos jäsenet halutaan virallisiin tiimeihin, paras tapa on luoda tiimit valmiiksi yhteisöön ja asettaa pakollinen tiimivalinta ensimmäiseen liittymiseen. Oleellista on nimetä tiimit niin, että liittyvä jäsen tunnistaa nimestä oman tiiminsä. Tiimit voi luoda valmiiksi täällä: Kirjaudu adminiin tunnuksillasi -> admin-näkymä  -> valitse Tiimien hallinta -> Luo tiimejä. Klikkaa tiimi viralliseksi tiimiksi.

B. Jos HeiaHeia on jo ollut käytössä organisaatiossasi, mutta tiimejä ei ole vielä perustettu, voit helposti päivittää kaikkien jäsenten tiedot excelissä ja määrittää näihin tietoihin tiimin nimen. Käytä tähän käyttäjähallintatyökalua, jonka löydät  admin-toiminnoista, kohdasta Kutsu jäseniä. Nämä tiimit ovat luonteeltaan virallisia ja suljettuja (ks. aiheesta lisää alla). Tarkemman ohjeen ja mm. excel-pohjan käyttäjien päivittämiseen löydät täältä.

 

Virallinen vai epävirallinen tiimi? 

Virallisen tiimin perustaa pääkäyttäjä ja epävirallisen voi perustaa myös yhteisön jäsen. Näiden tiimityyppien välinen ero on käytännössä siinä, että virallinen tiimi näkyy yhteisön tiimikisan TOP-bannerissa  ja epäviralliset tiimit voidaan tarvittaessa jättää kisan ulkopuolelle. Tämä riippuu asetuksistasi. Jos haluat vain virallisten tiimien näkyvän kisan tuloksissa, voit admin-näkymässä, kohdassa Company profile -> edit -> klikata päälle kohdan "Käytä vain virallisia tiimejä rankingissa". 

Kun pääkäyttäjänä perustat tiimejä 1) admin-näkymässä (admin-näkymä  ->  Tiimien hallinta -> Luo tiimejä), klikkaa tiimi halutessasi viralliseksi.  2) Jos lisäät tiimin käyttäjähallitatyökalun kautta, tiimistä tulee virallinen. Tiimien päivitys käyttäjähallintatyökalun avulla vaikuttaa ainoastaan virallisiin tiimeihin. Näin et tule vahingossa poistaneeksi jäsenten itse luomia epävirallisia tiimejä.

Epäviralliset tiimit: Joskus on parempi antaa yhteisön jäsenten itse muodostaa tiiminsä, jotka lähtevät kisailemaan tiimikisaan. Voit myös antaa jäsenten muuten vaan perustaa omia tiimejään virallisten tiimien lisäksi. Se saattaa olla motivaation kannalta tärkeää. Jäsenet voivat perustaa ja hallita tiimejään selainversiossa, tiimit-välilehdellä. 

Joskus yhteisöllä voi olla vanhoja tiimejä, joita ei kuitenkaan haluta kokonaan poistaa. Jos kisaan on osallistumassa vain uudet tiimit,  voit merkitä vanhat epävirallisiksi ja uudet virallisiksi. Näin kisassa ovat mukana vain uudet tiimit. 

 

Avoin, suljettu vai salainen tiimi? 

Tiimejä perustettaessa voit valita haluatko tiimisi olevan avoin, suljettu vai salainen. 

- Avoin: kaikki yhteisön jäsenet voivat halutessaan liittyä.

- Suljettu: tiimi näkyy selatessa yhteisön tiimejä, mutta jäsenyyttä pitää erikseen hakea. Tiimin perustaja hyväksyy hakemuksen. 

- Salainen: tiimi ei näy yhteisön tiimeissä, vain kutsun saaneet voivat liittyä. 

Sekä virallisissa että epävirallisissa tiimeissä on nämä kolme vaihtoehtoa. 

 

Tiimit ja palkitsemisohjelmat

Tiimien tulokseen lasketaan kaikkien tiimikisaan kuuluvat suoritukset. Jos jäsen ei halua osallistua palkitsemisohjelmiin, lasketaan hänen suorituksensa mukaan tiimin tulokseen täysin anonyymisti. Ko. jäsen ei ole nimellään mukana tiimiä koskevissa raporteissa.  

 

Muutokset tiimien jäsenyyksissä 

Kuten jo yllä on mainittu, voit helposti kertaheitolla päivittää tiimit käyttäjähallintatyökalulla, jonka löydät admin-toiminnoista, kohdasta Kutsu jäseniä

 

Yksittäisen jäsenen voit kutsua tiimiin seuraavasti: 

1. Kirjaudu omilla tunnuksillasi HeiaHeiaan -> Oma tilini ->  organisaatiosi -> admin-toiminnot -> Admin-näkymä. Pääset Admin-näkymään omilla tunnuksillasi. 

2. Klikkaa kohtaa Hallinnoi tiimejä

3.  Valitse Tiimilista

4.  Etsi ko. tiimi ja klikkaa Avaa profiili  

5. Lisää jäsen tiimiin. 

 

Yksittäisen jäsenen voit poistaa tiimistä seuraavasti: 

1. Kirjaudu omilla tunnuksillasi HeiaHeiaan -> Oma tilini ->  organisaatiosi -> admin-toiminnot -> Admin-näkymä. Pääset Admin-näkymään omilla tunnuksillasi. 

2. Klikkaa kohtaa Hallinnoi tiimejä

3.  Valitse Tiimilista

4.  Etsi ko. tiimi ja klikkaa Avaa profiili  

5. Valitse Tiimin jäsenet 

6. Poista  ryhmästä

Yhteisön jäsenet voivat myös itse liittyä tiimeihin (asetuksista riippuen) ja poistua niistä, mutta he eivät esim. voi poistaa muita jäseniä tiimistä.