Mitä ottaa huomioon ennen HeiaHeia Pro -palvelun käyttöönottoa organisaatiossa?

Olet pian valmis tukemaan yhteisösi jäsenten hyvinvointia tehokkaalla ja hauskalla tavalla. Ennen HeiaHeian käyttöönottoa on hyvä miettiä, miten käyttäjiä hallinnoidaan ja miten tiimit muodostetaan yhteisöönne.

Miten aion hallinnoida käyttäjiä?

Tähän on kaksi tapaa:

  1. sähköpostien avulla, tai
  2. Kertomalla jäsenille koodi, jolla he itse liittyvät palveluun

Mikäli saat helposti yhteisösi jäsenien sähköpostit esim. HR-järjestelmästä, suosittelemme käyttämään ensimmäistä vaihtoehtoa. Voit ladata henkilöstön tiedot järjestelmään keskitetysti säännöllisin väliajoin ja näin tiedot päivittyvät keskitetysti.

Voit myös käyttää organisaatiollenne luotua koodia, jonka avulla käyttäjät voivat liittyä palveluun. Koodi on yleisimmin käytössä silloin, kun jäsenien sähköposteja ei tiedetä. Organisaation jäsen liittyy yhteisöön syöttämällä koodin sovellukseen, lisätietoa löydät täältä.

 

Tarvitsenko tiimejä yhteisöömme?

HeiaHeia-yhteisönne voi sisältää tiimejä. Tiimit mahdollistavat:

  • HeiaHeia-haasteet, jossa organisaationne tiimit kisailevat keskenään
  • Tilastot tiimitasolla
  • Tiimien sisäiset chat-keskustelut

Pääkäyttäjä voi perustaa tiimejä ja lisätä jäseniä näihin. Käyttäjät voivat myös itse luoda tiimejä, mikäli tämä on sallittu HeiaHeianne asetuksista.

Tyypillisesti tiimit noudattavat organisaatiorakennetta (myynti, hallinto, tuotekehitys jne.). Usein tiimejä muodostetaan myös vapaamuotoisemmin (Helsinki, muu Suomi jne.). Oleellista on miettiä tiimejä haasteiden kautta. Mikä olisi motivoivaa kisailun kannalta?

 

Miten jäsenet liittyvät tiimeihin ja miten niitä hallinnoidaan?

Jos käyttäjiä hallinnoidaan keskitetysti esim. HR-järjestelmästä ladattavan listan avulla saadaan tieto virallisien tiimien jäsenyydestä tyypillisesti suoraan täältä. Näin tiimit ja niiden jäsenyydet pysyvät automaattisesti ajantasalla. Lisäksi voit sallia käyttäjille vapaamuotoisen tiimien perustamisen. Pääkäyttäjän perustamat tiimit ovat aina luokitukseltaan ”virallisia” ja eräajona tehtävät päivitykset vaikuttavat ainoastaan näiden tiimien jäseniin. Näin et tule vahingossa poistaneeksi jäsenien itse perustamia tiimejä, jotka saattavat olla jäsenille tärkeitä motivaation lähteitä.

Jos käyttäjät liittyvät palveluun sähköpostikutsun avulla, he ohjautuvat automaattisesti oikeisiin, ennalta luotuihin tiimeihin. 

Mikäli liittymiseen käytetään koodia, tulee yhteisöönne liittyvien jäsenien itse valita tiiminsä. Jos jäsenet halutaan virallisiin tiimeihin, paras tapa on luoda tiimit valmiiksi yhteisöön ja asettaa pakollinen tiimivalinta ensimmäiseen liittymiseen. Oleellista on nimetä tiimit niin, että liittyvä jäsen tunnistaa nimestä oman tiiminsä.

Lisätietoa jäsenien itse perustamista tiimeistä, sekä niihin liittymisestä löydät täältä. Yleisesti jäseniä kannattaa kannustaa perustamaan omia tiimejä, ja kun toteutat HeiaHeia-haasteita voit aina valita mitkä tiimit kisaavat haasteessa. Mikäli haluat haasteesi TOP-tiimit -listalle vain viralliset tiimit, kerro meille asiasta,  niin tarkistamme asetuksesi. 

 

Miten tästä eteenpäin?

HeiaHeian tiimi auttaa sinua tekemään oikeat valinnat osana onboarding-prosessia. Voit myös pyytää toimivat perusasetukset, joiden avulla pääset liikkeelle vallan mainiosti. HeiaHeia on kevyt hallinnoida ja helppo ottaa käyttöön.