Suunnittele, milloin ja miten parhaiten informoit organisaation jäseniä HeiaHeiasta sekä siellä starttaavista haasteista. Lue tästä parhaat vinkit ja hyödynnä valmiit viestimallit!
Viestinnällä on tärkeä rooli HeiaHeian käyttöönoton onnistumisessa sekä toki myös käyttöönoton jälkeen, ja siksi viestintään kannattaakin hieman panostaa. Mutta tähän ei silti tarvitse kuluttaa äärettömästi aikaa, sillä voit hyödyntää valmiiksi suunniteltuja viestipohjiamme (tulossa lisää)!
Hyvä tapa viestiä on käyttää sekä HeiaHeian infoviestityökalua että organisaationne muita viestintäkanavia (esim. uutiskirjeet, näytöt (screenit), intranet, viikko-/tiimipalaverit, hyvinvointipäivät ja muut yhteiset hetket).
HeiaHeia on hauska tapa parantaa hyvinvointia kavereita kannustaen, eikä sen tulisi stressata ketään. Tämä ajatus kannattaa pitää mielessä myös viestinnässä!
Organisaation johto ja avainhenkilöt mukaan
Ennen ensimmäisen viestin lähettämistä organisaatiollesi kannattaa pyrkiä varmistamaan, että myös organisaation johto ja esimiehet lähtisivät innolla mukaan HeiaHeiaan ja kokisivat henkilöstön hyvinvoinnin edistämisen tärkeänä. Kannustava yrityksen johto motivoi kaikkia osallistumaan sekä parantaa yhteisön me-henkeä. Voisitko saada esimiehet mukaan viestintään? Voisiko toimitusjohtaja toimia keulakuvana?
Viestinnän aikajana HeiaHeia-haasteessa (esimerkki):
1. Valmistava viesti
Ennakkoviesti valmistelee tulevaa varten. Viestin sisältö voisi olla seuraavanlainen:
- Mikä HeiaHeia on ja mitä hyötyä siitä on minulle?
- Miten pääsen liittymään?
- Mitä HeiaHeian avulla haluamme saavuttaa?
- Miten tulemme hyödyntämään HeiaHeiaa meidän organisaatiossa?
Hyödynnä täältä valmista viestipohjaa.
2. HeiaHeia-haasteen esittely
Nämä asiat kannattaa mainita ensimmäisessä viestissä:
- Millainen haaste? Mikä on sen tavoite, onko väliaikatavoitteita ja mikä on aikataulu?
- Miten pääsinkään liittymään?
- Jos aiotaan palkita osallistujia, miten se tehdään?
- Mistä saa apua, jos tulee kysyttävää (support.heiaheia.com/fi)?
- Parannetaan työyhteisön ja jokaisen omaa hyvinvointia hauskalla tavalla yhdessä!
2. "Take off" lähestyy, viimeinen kuulutus! Noin 2 pv ennen starttia
Vielä ennen haasteen käynnistymistä kannattaa vielä muistuttaa kaikkia seuraavista asioista:
- Nyt kannattaa viimeistään avata käyttäjätili, ladata sovellus ja yhdistää valmiiksi mahdolliset älylaitteet tai puhelimen terveyssovellukset. Tai käyttää HeiaHeiaa selainversiolla.
- Mikä olikaan haasteeemme & tavoitteemme?
- Apua löytyy täältä support.heiaheia.com/fi
3. GO! Starttipäivän viesti
Tsemppiviesti kaikille! Voit myös jakaa jotain aiheeseen liittyvää motivoivaa sisältöä (esim. artikkelin).
4. Haasteen aikana
- Väliaikatietoja haasteen etenemisestä esimerkiksi ensimmäisen viikon päätteeksi.
- Viesti mahdollisista yllätyspalkinnoista väliaikatavoitteille (esim. palkintoja liittyneiden kesken).
- Kutsu tarvittaessa uudelleen. Lähetä uusintakutsut niille, jotka eivät ole vielä liittyneet (admin-toiminnot -> admin-näkymä ->käyttäjien hallinta -> kutsu käyttäjiä -> lähetä kutsut uudelleen) ja mahdollisille uusille työntekijöille.
5. Maalissa! haaste suoritettu, upeaa!
Kiitä kaikkia osallistuneita hyvästä suorituksesta ja jaa palkinnot. Voit hyödyntää Admin-työkalun tarjoamia tilastoja ja raportteja palkintojen jakamiseen.
Muistuta tulevasta - hyvinvoinnin tukeminen ei ole projekti.
- Voit vinkata henkilökunnalle jo seuraavan haasteen alkamisesta ja sen aloitusajankohdasta.
- Kannusta jatkamaan HeiaHeian käyttöä myös silloin kun haaste ei ole käynnissä (ohjelmat, vertaistuki jne.).
HeiaHeia tekee puolestasi säännöllisesti viestintää käyttäjille (sähköpostit, tilannepäivitykset sekä infoviestit). Seuraavassa ohjeet omaan viestintääsi HeiaHeiassa:
Infoviestityökalun käyttö:
Selainversiossa: Yhteisön admin voi lähettää viestejä kaikille yhteisön jäsenille admin-toiminnoista -> Lähetä infoviesti.
Viesti näkyy yhteisön etusivulla sekä käyttäjien omassa feedissä kaikille yhteisön jäsenille. Julkaistuja viestejä voi muokata tai poistaa klikkaamalla infoviestiä.
Sovelluksessa viesti näkyy pääsivulla (koti-valikko). Adminina voit sovelluksessa muokata tai poistaa viestin. Poistaminen: näpäytä viestiä ja sen jälkeen kolmea pistettä oikeassa yläkulmassa.
Tekstisisällön lisäksi viesteissä voi olla www-linkkejä, linkkejä Youtube- ja Vimeo-palveluihin (jolloin viestiin tulee videoikoni) ja liitettyjä kuvatiedostoja.
Yksittäisen käyttäjän asetuksista riippuen viesti saattaa tulla myös jäsenten sähköpostiin.